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商業登記の申請書に添付される外国語で作成された書面の翻訳について(Translation of Documents to be Attached to Applications for the Commercial Registration)

平成29年1月25日
  商業登記の申請書に,外国語で作成された書面を添付する場合,原則として,その全てについて日本語の訳文も併せて添付する必要があります。
  ただし,以下の場合には,翻訳を一部省略することが可能ですので,作成の際に御参照ください。

 In the case where a document in a foreign language must be attached to a written application for the commercial registration, as a general rule, Japanese translation of the document must be attached to the application.
 However, the translation can be omitted in the following cases.

外国会社の登記の添付書面 (Documents to be attached for the registration of a foreign company)

【株主総会議事録等を添付する場合】
[Minutes of general shareholders meeting, etc.]

 

  商業登記法(昭和38年法律第125号)第129条第1項,第2項又は第130条第1項の規定に基づき,外国会社の株主総会議事録や取締役会議事録(外国会社の本国の管轄官庁又は日本における領事その他権限がある官憲の認証を受けたもの)を添付する場合,日本における営業所又は日本における代表者の登記とは関連しない内容については,翻訳を省略して差し支えありません。

 In the case where minutes of general shareholders meeting or board of directors meeting of a foreign company (certified by the competent government agency or consul in Japan of the foreign company's own state or any other competent authority) must be attached under the provision of Article 129 (1) or (2), or Article 130 (1) of the Commercial Registration Act (Act No. 125, 1963), it is permitted to omit the part which is not related to the registration of business offices or representatives in Japan from the translation.

<株主総会議事録(抜粋)と本国公証人の証明書の翻訳例(日本における代表者の重任の場合)>
< Example of translation of minutes of general shareholders meeting (extract) and the certificate by a notary of the foreign company’s own state (In the case of reappointing of a representative in Japan)>




【注意】内国会社の株主総会議事録等について
  会社法(平成17年法律第86号)の規定に基づき設立される日本の株式会社等(いわゆる内国会社)に関して,内国会社の株主総会議事録や取締役会議事録等の会社法上作成が義務づけられている書面については,日本の公用語(日本文字)をもって作成する必要がありますので,御注意願います。

[Note] The minutes of general shareholders meeting, etc. of a domestic company
  For Japanese stock company, etc. (So-called a domestic company), which are incorporated under the provision of Companies Act (Act No. 86, 2005), minutes of general shareholders meeting or board of directors meeting of a domestic company or other documents which are required under the Companies Act must be prepared  in Japanese.

【登記事項証明書に相当する書面を添付する場合】

[A document equivalent to certificate of registered information]
 

  商業登記法第130条第1項の変更の登記の書面として,外国における登記事項証明書等を添付する場合,変更の登記と関係のない部分については,翻訳を省略できます。この場合,以下の例のように記載してください。

   When attaching a certificate of registered information in a foreign state as a document for the registration of changes in Article 130 (1) of the Commercial Registration Act, it is permitted to omit the part which is not related to the registration of changes from the translation. In this case, please prepare the translation as follows.


<登記事項証明書の一部翻訳の例(本店移転登記の場合)>
< Example of translation of a part of certificate of registered information (In the case of the registration of relocation of head office) >

外国官憲発行の各種証明書 (Certificates issued by foreign official)

  各種証明書については,登記の内容や証明の対象とは関係のない部分(「本国官憲使用欄」や「印紙/発行経費」の領収書部分等)の翻訳は省略して差し支えありません。
  この場合,日本語の訳文には「本国官憲使用欄につき翻訳省略」等と記載してください。
  なお,証明書の発行主体(領事,公証人等)に関する記載の翻訳を省略することはできません。
  また,各種の証明書について,2つの外国語(当該外国の公用語と英語等)で同様の内容が記載がされているものについては,どちらか一方の翻訳があれば足り,両方の翻訳は不要です。

  It is permitted to omit the part of certificates that does not relate to the registration or the certification (such as the part which is used only for their administrative purposes) from the translation.
  In this case, please mention in the translation that the part which is used only for their administrative purposes is omitted from the translation.
  However, the information related to primary responsibility of certificate (Consul, notary, etc.) cannot be omitted from the translation.
  Also, in the case where a certificate is described in multiple foreign languages (for example, foreign official language and English), it is sufficient to prepare Japanese translation for only one of those languages.


<各種証明書の例>
サイン証明書
本人確認証明書
宣誓供述書
パスポートの写し    等

<Examples of Certificates>
Signature certificate
Identification certificate
Affidavit
Copy of passport     etc.



※個別の書類について疑義がある場合は,管轄の登記所へお問い合わせ願います。
  各法務局の連絡先は法務局・地方法務局所在地一覧をご覧ください。


*If you have any question about documents for the commercial registration, please consult the registry office which has jurisdiction over the matter.
Please refer to the location list of the Legal Affairs Bureau or District Legal Affairs Bureau for the contact information of each Legal Affairs Bureaus.


 
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